Waar het Verhaal Begint
StudentStay biedt moderne studentenhuisvesting en helpt studenten bij het vinden van comfortabele, volledig uitgeruste appartementen nabij hun universiteit. Het beheren van honderden woningen betekende dat alles georganiseerd moest worden, van aanvragen tot maandelijkse facturen. Maar met de meeste processen die nog handmatig werden afgehandeld, begon hun groeiende werkdruk hen te vertragen. Om alles soepel te laten verlopen, had StudentStay een systeem nodig dat het zware werk voor hen kon doen.
Wij Zien het Probleem
Het verhuurproces was complex en tijdrovend. Aanvragen, facturering en onderhoudsverzoeken werden bijgehouden via ontelbare Excel-sheets en handmatige updates. Dit maakte het proces kwetsbaar voor fouten en inefficiënties. Zonder automatisering gingen waardevolle tijd en kansen verloren, en het beheer van bezetting op grote schaal werd steeds moeilijker.
Wij Vinden de Oplossing
We hebben een nieuw backendsysteem ontwikkeld dat direct verbonden is met hun Exact Online-omgeving. Deze integratie maakte het mogelijk om huurders, betalingen en facturatie te beheren met minimale handmatige invoer. Het systeem beheert ook boetes, onderhoudsverzoeken en communicatie, allemaal op één plek. Frequente vergaderingen en een open ticketsysteem hielden de samenwerking soepel, zodat StudentStay updates en functies kon aanvragen naarmate hun behoeften evolueerden.
Wij leveren resultaat
Na de lancering werd bijna het gehele huurproces geautomatiseerd, van studentenaanvragen en goedkeuringen tot maandelijkse betalingen en facturatie. Alleen de screening van nieuwe huurders blijft een handmatige stap. Het resultaat is een sneller en betrouwbaarder proces dat de werklast vermindert en helpt om woningen consequent bezet te houden. StudentStay breidt het systeem verder uit met nieuwe functies, in de overtuiging dat hun digitale basis samen met hen kan groeien.
